Hromadí se vám na stole účtenky, faktury a smlouvy? Přemýšlíte, co vyhodit a co raději schovat? Nejste v tom sami. Právě v této chvíli dělá spousta podnikatelů chyby, které je později stojí peníze i klidné spaní. Archivace účetních dokladů není jen mechanické zakládání papírů do šanonů, ale povinnost stanovená zákonem a zásadní pojistka při daňové kontrole, sporu s obchodním partnerem nebo vyjednávání s bankou. V následujících odstavcích si proto ukážeme, co uchovávat, jak dlouho a jakým způsobem, aby váš archiv obstál nejen před úřady, ale i před realitou podnikání.
Co je archivace účetních dokladů a proč je tak důležitá
Archivace účetních dokladů je proces, při němž podnik systematicky uchovává všechny dokumenty, které dokládají jeho hospodaření. Patří sem nejen přijaté a vydané faktury, ale také bankovní výpisy, pokladní doklady, smlouvy, mzdové listy, inventurní soupisy nebo daňová přiznání. Každý tento doklad má svoji důkazní hodnotu a může být kdykoli vyžádán při kontrole ze strany finanční správy, auditorů či jiných orgánů.
Správná archivace není formalita, ale zásadní pojistka pro fungování celé firmy. V praxi zajišťuje hned několik oblastí:
- Právní bezpečnost – doklady mohou sloužit jako důkaz při případném sporu s obchodním partnerem nebo zaměstnancem.
- Audit a transparentnost – firmy, které podléhají auditu, musí doložit úplnost a správnost svého účetnictví, a bez dobře vedeného archivu to prakticky není možné.
- Daňová kontrola – správce daně má právo prověřovat účetnictví i několik let zpětně. Archivované doklady jsou jediným prostředkem, jak doložit oprávněnost daňových nákladů a předejít doměrku.
- Ochrana před sankcemi – zákon o účetnictví i další předpisy stanovují přesné archivační lhůty a jejich nedodržení může vést k pokutám, v krajním případě i k ohrožení existence firmy.
Archivace účetních dokladů proto není jen „ukládání papírů do šuplíku“. Je to komplexní proces, který chrání podnikatele, posiluje důvěryhodnost firmy a zároveň zajišťuje, že podnik obstojí před úřady i obchodními partnery.
Právní rámec a povinnosti
Archivace účetních dokladů není volbou, ale zákonnou povinností. Základ vymezuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, konkrétně § 31 a § 32, které ukládají, jak dlouho musí být jednotlivé účetní záznamy uchovávány a v jaké formě. Vedle toho hraje roli také zákon č. 235/2004 Sb., o DPH, podle kterého je nutné daňové doklady uchovávat po dobu 10 let. Specifická pravidla pak přináší zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, který se zabývá širší správou dokumentů a postupy při jejich vyřazování.
Právní předpisy zdůrazňují, že archivace dokladů musí vždy zaručit jejich věrohodnost, neporušenost a čitelnost po celou dobu uchování, a to bez ohledu na to, zda jde o listinnou nebo elektronickou podobu. Nesplnění povinností může vést nejen k pokutám od finanční správy či správních orgánů, ale i k problémům při auditu nebo v soudních sporech.
Co všechno archivovat a proč?
Mít přehled v tom, co přesně uchovávat a jak dlouho, je pro každého podnikatele zásadní. Archivace dokumentů se netýká jen faktur nebo pokladních dokladů, ale celé řady dalších účetních, daňových i personálních materiálů. Pokud některý z nich chybí, může to při kontrole znamenat nejen zpochybnění účetnictví, ale i riziko sankcí. Proto je vhodné vytvořit si jasný systém a vědět, které záznamy patří do archivu.
Co je nutné uchovávat:
- Účetní doklady – všechny přijaté i vydané faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, interní účetní doklady či doklady o převodu majetku. Tyto záznamy tvoří základ každého účetnictví a jsou klíčové pro prokázání hospodaření firmy.
- Účetní knihy a přehledy – hlavní knihu, deník, podrozvahové účty, inventurní soupisy a odpisové plány. Bez nich není možné zpětně doložit správnost účtování.
- Účetní závěrky a výroční zprávy – součást povinných výkazů, které dokládají výsledky hospodaření. Uchovávají se v plném rozsahu a v zákonem stanovených lhůtách.
- Daňové doklady – zahrnuje především doklady důležité pro plátce DPH, tedy daňové přiznání, kontrolní hlášení nebo souhrnná hlášení. Uchovávají se minimálně 10 let.
- Smlouvy a právní dokumenty – všechny smlouvy s obchodními partnery, zaměstnanci či poskytovateli služeb, včetně dodatků a související korespondence.
- Personální dokumenty – mzdové listy, pracovní smlouvy, evidenční listy důchodového pojištění a další podklady související se zaměstnanci. Tyto materiály mají specifické archivační lhůty, často výrazně delší než u ostatních dokladů.
- Další podpůrné dokumenty – reklamační protokoly, záruky, daňová rozhodnutí, zápisy z valných hromad nebo materiály, které mohou mít právní či finanční dopad.
Formy archivace a technické požadavky
Ještě dnes si spousta podnikatelů představí pod pojmem archivaci dlouhé řady barevných šanonů naskládaných na policích. Pravda je ale taková, že moderní archivace má mnoho podob a kromě klasických papírových složek využívá také digitalizaci a sofistikované systémy správy dokumentů.
1. Listinná archivace
Tradiční forma, kdy se účetní doklady a další dokumenty ukládají v papírové podobě. Zákon ji stále plně umožňuje, ale je nutné zajistit vhodné prostředí (suché, bez rizika plísní či požáru) a přehledné označení šanonů nebo složek.
2. Elektronická archivace
Stále častější varianta, kdy se doklady uchovávají v digitální podobě. Důležité je zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu archivace. Ideální jsou formáty typu PDF/A, doplněné elektronickým podpisem nebo časovým razítkem.
3. Hybridní systém
Kombinace obou přístupů, kdy se část dokladů uchovává v papírové formě a část v digitální. Je vhodná zejména v přechodném období, kdy firma postupně přechází na elektronickou archivaci.
4. Technické požadavky
Bez ohledu na formu archivace je nutné zajistit pravidelné zálohování, kontrolu přístupových práv, bezpečnost dat a snadnou dohledatelnost dokumentů. Doporučujeme využívat systémy pro správu dokumentů nebo zabezpečená cloudová úložiště.
Jak dlouho archivovat účetní doklady?
Jednou z nejčastějších otázek podnikatelů je, jak dlouho archivovat účetnictví. Odpověď není jednotná, protože každá skupina dokumentů má jinou dobu uchování a vztahují se na ni různé předpisy. Tyto skartační lhůty dle zákona představují závaznou povinnost pro všechny účetní jednotky.
| Typ dokumentu | Lhůta uchování | Právní základ / poznámka |
| Účetní doklady (faktury, příjmové a výdajové pokladní doklady, bankovní výpisy, interní doklady) | 5 let od konce účetního období (pro plátce DPH 10 let) | Zákon o účetnictví § 31 |
| Účetní knihy, hlavní kniha, deník, podrozvahové účty | 5 let od konce účetního období | Zákon o účetnictví § 31 |
| Inventurní soupisy, odpisové plány, účtový rozvrh | 5 let od konce účetního období | Zákon o účetnictví § 31 |
| Účetní závěrka (rozvaha, výsledovka, příloha) | 10 let od konce účetního období | Zákon o účetnictví § 31 |
| Výroční zpráva | 10 let od konce účetního období | Zákon o účetnictví § 21a |
| Daňové doklady pro DPH (faktury, daňová přiznání, kontrolní hlášení, souhrnné hlášení) | 10 let | Zákon o DPH § 35 |
| Daňové přiznání k dani z příjmů | 3 roky (obecná lhůta pro stanovení daně), v praxi doporučeno 10 let | Daňový řád |
| Doklady o přijatých dotacích a projektech EU | Obvykle 10 let, dle podmínek konkrétní dotační smlouvy | Smluvní povinnost |
| Mzdové listy (evidence pro důchodové pojištění) | 45 let | Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení |
| Evidenční listy důchodového pojištění | 3 roky | Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení |
| Personální dokumenty (pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, podklady o mzdách) | Po dobu trvání pracovního poměru + 10 let | Zákoník práce, účetní předpisy |
| Dokumentace k majetku (smlouvy, leasingové smlouvy, odpisové karty) | Min. 5 let od vyřazení majetku | Zákon o účetnictví |
| Smlouvy a právní dokumenty (obchodní smlouvy, dodatky, korespondence) | Po dobu trvání smluvního vztahu + 10 let | Občanský zákoník, účetní povinnost |
| Zápisy z valných hromad, rozhodnutí statutárních orgánů | Min. 10 let | Zákon o obchodních korporacích |
| Doklady související se soudními spory a reklamacemi | Po dobu trvání řízení + 10 let | Individuálně, doporučeno delší uchování |
| Doklady se vztahem k životnímu prostředí, BOZP, evidenci odpadů | 5–10 let dle předpisů | Zvláštní zákony (např. zákon o odpadech) |
Skartace dokumentů a likvidace archivu
Každý dokument má svou životnost. To znamená, že po uplynutí zákonné lhůty může být vyřazen ze spisovny a bezpečně zlikvidován. Archivace a skartace účetních dokladů proto patří k sobě a tvoří dva póly jednoho procesu. Nejprve je nutné zajistit, aby byly doklady po celou dobu uchování čitelné, neporušené a snadno dohledatelné. Teprve poté, co uplyne příslušná archivační doba, lze provést skartaci.
Z naší praxe doporučujeme, aby skartace vždy probíhala bezpečně a prokazatelně. U dokumentů obsahujících osobní údaje, finanční informace nebo obchodní tajemství je zásadní zabránit jakémukoli zneužití. Vhodným řešením je využít profesionální skartační služby nebo mít ve firmě nastavený interní postup, který jasně definuje, kdo a jak skartaci provádí. Součástí by měl být i protokol o skartaci, který poslouží jako důkaz o správném postupu při případné kontrole.
Chyby a rizika při archivaci
Při archivaci se podnikatelé často dopouštějí chyb, které mohou mít nepříjemné následky. Nejčastějšími je předčasná skartace dokladů ještě před uplynutím zákonné lhůty, neúplná evidence nebo špatně nastavený systém, kdy se doklady ztrácejí a nejsou dohledatelné. Rizikem je také nevhodné uložení, kdy papírové dokumenty poškodí vlhkost či oheň, nebo nedostatečně zabezpečená elektronická archivace, která může vést ke ztrátě dat. Tyto chyby pak komplikují daňové kontroly, audity a mohou způsobit nejen finanční sankce, ale i vážné reputační škody.
| TIP: Správně vedený archiv ušetří spoustu starostí a chrání firmu před pokutami i zbytečnými riziky. A pokud si nejste jistí, jak proces nastavit, nebo nemáte kapacity vše hlídat sami, rádi vám s tím pomůžeme…od nastavení archivačních pravidel až po kompletní vedení účetnictví. |
Časté dotazy k archivaci dokladů
❓ Musím uchovávat i stornované nebo chybně vystavené doklady?
Ano, i neplatné nebo stornované účetní doklady musí zůstat v archivu, protože dokazují úplnost účetnictví.
❓ Od kdy se počítá lhůta archivace?
Archivační lhůta se vždy počítá od konce účetního období, ve kterém byl doklad zaúčtován.
❓ Co když ztratím účetní doklady?
Je nutné pořídit náhradní kopie, například od dodavatele nebo banky. Při kontrole je podnikatel povinen doklady doložit.
❓ Jak mám archivovat smlouvy a právní dokumenty?
Smlouvy je vhodné uchovávat minimálně po dobu jejich platnosti a ještě 10 let poté, protože mohou být předmětem sporů.
❓ Je nutné archivovat i elektronické faktury v papírové podobě?
Ne, elektronické doklady lze uchovávat elektronicky, pokud je zajištěna jejich čitelnost, věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
❓ Jak dlouho uchovávat doklady jako OSVČ?
Obecně platí povinnost uchovávat účetní doklady po dobu 5 let. Pokud jste plátci DPH, daňové doklady se archivují minimálně 10 let. U mzdových podkladů a personální dokumentace mohou být lhůty ještě delší.
❓ Jak dlouho archivovat daňové přiznání jako fyzická osoba?
Daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob se doporučuje uchovávat minimálně 3 roky, což odpovídá běžné lhůtě pro vyměření daně. V praxi se ale vyplatí archivace alespoň 10 let, zejména pokud se váže na další účetní či daňové doklady.
| TIP NA ČLÁNEK: Založení s.r.o.: Krok za krokem k vlastní firmě |
Správná archivace účetních dokladů není jen o pořádkumilovnosti, ale především o splnění zákonné povinnosti a ochraně podnikatele před zbytečnými riziky. Když víte, co uchovávat, jak dlouho a v jaké formě, vyhnete se pokutám, obstojíte při kontrole a navíc budete mít jistotu, že máte všechny důležité podklady vždy po ruce. Dobře nastavený systém archivace a skartace šetří čas, prostor, peníze a přináší firmě klid a jistotu, které jsou pro úspěšné podnikání k nezaplacení.ed působí jednoduše, ale v praxi vyžaduje pečlivost a znalost předpisů. Pokud se nechcete zatěžovat starostmi kolem evidence a daňového přiznání, obraťte se na nás – rádi vám se vším pomůžeme.
(OBRÁZKY) www.freepik.com
